Také se vám stalo, že jste nemohli najít prezentaci, kterou kolegové připravovali minulý týden? Že jste poslali zákazníkovi špatnou verzi smlouvy? Nebo že jste s kolegou pracovali omylem na stejném souboru a dalo pak hodně práce tyto změny sloučit?
Už při vzniku nového dokumentu se většinou dopouštíme několika zásadních chyb.
Vezměme si jako příklad třeba přípravu prezentace. Jestliže nemáme k dispozici systém pro správu dokumentů, skončí prezentace v horším případě jen na našem notebooku a v emailu kolegovi, v lepším případě se snažíme ji dát někam na sdílené úložiště.
Předpokládejme ale, že patříme mezi těch 10% puntičkářů, kterým není lhostejné, co se s výsledkem jejich práce stane. A jdeme řešit sdílené úložiště. Většinou máme v tuto chvíli na mysli konkrétní účel nebo okruh zákazníků, pro které je prezentace určena. Ale po dlouhém hledání jsme žádný jednoznačně vhodný adresář nenašli. Nakonec končíme u nějakého obecného adresáře. Řekneme si, že by to přece chtělo nějaké lepší členění. Hned je nám ale jasné, že by to byl boj s větrnými mlýny. A v naší firmě obzvlášť. Navíc máme dnes ještě spoustu jiné práce… Po čase přichází do firmy nový kolega a shání se po nějaké prezentaci. Nakonec si musí udělat novou.
Problém je totiž v tom, že se vždy snažíme ulehčit práci především sami sobě a nepřemýšlíme, kolik práce tím přidáváme ostatním. Je to lidská vlastnost, proti které se nedá bojovat, ale musí se s ní počítat. Proto je nutné používat takový systém pro správu dokumentů (DMS), který vede ke správnému zpracování dokumentů přirozeně a bez práce navíc. Kde tím, že usnadňuji práci sobě, usnadňuji automaticky i práci ostatním.
Jak by stejný proces vypadal v informačním systému E I R A?
Založení nového dokumentu se dělá vždy na stejném místě. Nepřemýšlím, kam kliknout. Vybírám kategorii Prezentace - tím je dáno základní zařazení. Tlačítkem souvislosti připojuji zákazníky, pro které se má použít. Pak pouštím PowerPoint přímo z aplikace. Po uložení prezentace nemusím nikam kopírovat výsledný soubor, ten je už dávno na serveru. Poté klikám na odeslání pozvánky a žádám kolegu o kontrolu. Sám si zapnu sledování změn, abych hned věděl, co na to říká. Kolegovi přijde pozvánka emailem, stačí dva kliky a vidí prezentaci. K prohlídnutí nepotřebuje ani PowerPoint, protože systém automaticky vygeneroval náhled v PDF. Stačí tablet nebo mobil. Napíše několik připomínek, připojí další zákazníky… Po čase přichází do firmy nový kolega, zadá do vyhledavače zákazníka a vidí, jaké prezentace jsme pro něj použili, kdo je vytvořil a kdy, co se doplňovalo a proč...
Vidíte ten rozdíl? Informace nejsou rozeseté po firmě, ale kumulují se na jednom místě. Všechno je zaznamenáno a dá se snadno dohledat. Všichni přispívají svým dílem, přitom je to nestojí žádnou práci navíc a vzájemně si šetří čas. Kolik času a peněz je to za měsíc, za rok, za 10 let?
E I R A není jen systém pro správu dokumentů. Stejně tak může pomoci s řízením zakázek, správou majetku nebo plánováním prací.
Další články:
Máte systém ve správě majetku?
Jste připraveni na GDPR? - 1. díl
4 kroky, jak zefektivnit řízení firmy
Od souborů k informačnímu systému
Jak efektivně pracovat s dokumenty v týmu?
