Krok 1: Nasaďte systém pro správu dokumentů (DMS). DMS je klíčový z toho důvodu, že Vám umožní podchytit tok všech dokumentů ve firmě. A mnohdy to může i stačit. Zajistěte, aby všechny příchozí dokumenty byly naskenovány a vloženy do DMS. Aby důležité odchozí dokumenty podléhaly Vašemu schválení. Udělejte si dashboard, kde uvidíte co přibylo a co je ke schválení. Tím získáte základní přehled.
Krok 2: Získejte kontrolu nad zakázkami. Zaveďte systém řízení zakázek navázaný na DMS. Evidujte všechny zakázky, přidělte jim odpovědné osoby a nastavte termíny. K zakázkám připojujte všechny související dokumenty v DMS. Později můžete zakázky rozpadnout na dílčí činnosti, které budou mít své vlastní řešitele a dílčí termíny. Snadno tak můžete delegovat práci.
Krok 3: Získejte kontrolu nad využitím zdrojů. Zaveďte evidenci odpracovaných hodin na konkrétních činnostech. Získáte přesný přehled na čem kdo dělá. Po dokončení zakázky získáte přehled, kolik času se odpracovalo celkem a kde jsou rezervy.
Krok 4: Zaveďte procesy. Z opakujících se činností si udělejte procesy. Zakázky se dají mnohdy rozpadnout na činnosti, které se v dalších zakázkách opakují. Pokud mám změřeno, kolik času se na kterých typech činností strávilo, mohu pak celou zakázku snadno naplánovat. Vím, kdy bude hotová. Vím jaké lidi, kdy a na jak dlouho budu potřebovat.
Není nutné zavádět všechny kroky najednou. Začněte s dokumenty a postupně přidávejte další. S informačním systémem E I R A je to jednoduché. E I R A je cloudové řešení, takže počáteční investice jsou nulové a začít můžete hned.
Další články:
Máte systém ve správě majetku?
Jste připraveni na GDPR? - 1. díl
4 kroky, jak zefektivnit řízení firmy
Od souborů k informačnímu systému
Jak efektivně pracovat s dokumenty v týmu?
