Často kladené dotazy

Potřebuji firemní úložište, které mi umožní řídit přístup k souborům podle toho, zda jde o smlouvy, faktury, apod. Může mi Eira pomoci?

Ano, Eira umožňuje přiřazovat souborům kategorie. Jednotlivým uživatelům pak lze nastavit, ke kterým kategoriím souborů mají přístup a co s nimi mohou dělat. Stačí souboru přiřadit kategorii „Smlouva“ a tím je dán okruh uživatelů, kteří jej mohou vyhledat a prohlížet, kdo může editovat, kdo schvalovat atd.

Často potřebujeme s kolegy z různých poboček spolupracovat na nabídkách, cenících apod. Většinou se nám stává, že vznikne několik kopií stejného souboru a není pak jednoduché všechny změny spojit do výsledného souboru. Vyřeší Eira tento problém?

Ano, Eira umožňuje sdílení a spolupráci při tvorbě dokumentů. Dokument si otevřete v MS Office rovnou z centrálního úložiště, aniž byste ho museli stahovat k sobě na lokální disk. Díky tomu existuje vždy pouze jedna verze, se kterou všichni pracují.

Umožňuje Eira přidávat k souborům poznámky a připomínky? Většinou si připomínky posíláme emailem, ale ty zpětně nejsou jednoduše dohledatelné.

Ano, Eira umožňuje doplňovat k dokumentům poznámky a diskuzní příspěvky. Komunikaci s kolegy a zákazníky tedy máte uloženu přímo u dokumentu na jednom místě a díky zabudovanému fulltextovému vyhledavači ji snadno najdete.

Umožní mi Eira snadno distribuovat všem zaměstnancům např. vnitřní předpisy? Poznám, kdo si je přečetl?

Ano. Eira umožňuje nastavit notifikaci, že byl přidán nový dokument určité kategorie. Uživatelům přijde email s odkazem na příslušný dokument. Dokumenty mají záložku Historie se seznamem všech přístupů.

Umožňuje Eira schvalování dokumentů? Mohou např. smlouvy procházet předem nastaveným workflow, kdy jedna osoba dokument vytvoří, další osoba jej schválí atd.?

Ano, Eira má několik typů workflow, kterými mohou dokumenty procházet. Od jednoduchého, které obsahuje pouze stavy „platný“ a „neplatný“ až po workflow se schvalováním a připomínkováním.

Potřebuji zajistit, aby měly všechny pobočky k dispozici stále aktuální verzi ceníku. Ceníky se ale často mění a někdy je problém se ve všech těch verzích orientovat.

Eira umí řídit verzování dokumentů a zajistit časovou návaznost verzí. U platného ceníku jednoduše zahájíte editaci a tím vznikne nová verze ceníku. Stačí pak vyplnit požadované datum začátku platnosti nové verze a schválit. Až nastane den D, dojde automaticky k ukončení platnosti původní verze a zahájí se platnost nové verze ceníku. Na jednotlivých pobočkách budou stále používat tentýž dokument, který se ale uvnitř bude automaticky aktualizovat.

Umožňuje Eira bezpečnou práci s dokumenty obsahujícími osobní údaje (např. životopisy) v souladu s novým nařízením GDPR?

Ano. Každý uživatel Eiry má přiděleno vlastní jméno+heslo pro přístup do aplikace a roli, která přesně definuje k jakým kategoriím dokumentů má jaký přístup (čtení/editace/schvalování apod.). Eira zaznamenává vše, co se s dokumentem děje (i prohlížení) a každý dokument obsahuje záložku Historie, kde jsou tyto informace zpětně dohledatelné. Při prohlížení ani při editaci souborů se nic nestahuje na lokální disk a také při vnitrofiremní komunikaci se na dokument odkazujeme zásadně pomocí URL. Soubory jsou tedy po celou dobu uloženy pouze v centrálním zabezpečeném úložišti a neputují nekontrolovatelně po jednotlivých počítačích a emailových účtech. Díky tomu je po celou dobu existence dokument pod kontrolou a pokud provedete jeho skartaci (trvalý výmaz z databáze), máte jistotu, že nikde nezůstala žádná jeho elektronická kopie .

U každé zakázky máme stejný problém. Kolegové zapomenou nahrát k zakázce příslušné soubory, které v průběhu plnění vznikají. Po ukončení zakázky už není čas dávat vše dopořádku a zpětně je časově velmi náročné chybějící dokumentaci dohledat. Nabízí Eira nějaké řešení?

Eira umožňuje procesní řízení zakázek. Zakázka se podle připravené šablony rozpadne na dílčí úkoly. Jejich splnění lze podmínit vznikem dokumentu s nahranými soubory požadovaných typů. Stačí pak dohlížet na to, aby byly jednotlivé úkoly řádně ukončovány. Získáte jednak přehled o postupu plnění zakázky a zároveň máte jistotu, že dokumentace bude k zakázce průběžně připojována.

Umožňuje Eira archivovat emaily a telefonickou komunikaci, týkající se zakázky?

Ano. K Vašemu účtu získáte také speciální emailovou adresu. Na tuto adresu můžete přeposlat emaily, které se týkají zakázky. Každý takový email si Eira uloží včetně příloh a můžete jej snadno propojit s příslušnou zakázkou. Telefonickou komunikaci si můžete uložit k zakázce formou poznámky.

Často máme problém zajistit hladkou návaznost jednotlivých kroků zakázky. Vznikají zbytečné prostoje díky nedostatečné komunikaci mezi jednotlivými řešiteli. Obsahuje Eira nějaké nástroje k řešení tohoto problému?

Eira umožňuje rozpad zakázky do činností, které na sebe mohou vzájemně navazovat. Řešení úkolu pak lze zahájit až v okamžiku, kdy jsou ukončeny předcházející úkoly. Příslušný řešitel snadno pozná na kterých úkolech už může pracovat aniž by se musel někoho dotazovat a má také k dispozici všechny výstupy z předcházejících fází zakázky.

Máme problém udržet si přehled o vytížení našich servisních techniků. Umožňuje Eira zadávat informace z terénu, abychom viděli kdy technik ukončil servisní zásah u zákazníka?

Ano. Součástí řešení Eira je také aplikace pro mobilní telefon. Servisní technik může přímo u zákazníka doplňovat informace, pořizovat fotodokumentaci a po dokončení práce příslušný úkol uzavřít a zapsat odpracovaný čas.

Potřebuji mít stále k dispozici všechny firemní dokumenty i informace o zakázkách. Nechci ale nosit kopii celého archivu na notebooku. Vyřeší mi Eira tento problém?

Eira je online aplikace, která ukládá data do centrální databáze v cloudu. Máte k nim přístup odkudkoliv přes internet. K dipozici je i aplikace pro mobilní telefon. Máte vždy přístup k aktuálnímu stavu všech zakázek a firemních dokumentů. Pomocí fulltextového vyhledavače můžete snadno prohledat celý archiv i z telefonu. Nemusíte se bát ztráty notebooku nebo telefonu, protože se na něm fyzicky žádná data nenachází. V takovém případě stačí změnit si heslo k vašemu účtu nebo zavolat na naši podporu nechat si účet zablokovat.

Jak mám věřit, že moje data budou u vás v bezpečí? Důvěřuji spíše velkým společnostem, jako je Google apod.

Eira je software z dílny týmu, který pracoval i na velkých státních projektech, kde stojí otázka bezpečnosti dat na prvním místě. Eira je proprietární český software, který nevyužívá žádné globální služby nebo platformy, jako je Microsoft Azure, Alfresco, Google Docs aj. , které mohou být terčem kyberútoků z celého světa. Vaše data nebudou uložena někde v Arizoně pod dohledem anonymního zaměstnance globální společnosti. U nás budete přesně vědět, kde jsou vaše data a kdo se o ně stará. Využíváme výhradně datová centra na území ČR.

Všechny dokumenty mám na počítači, ke kterému mám přístup jen já. Zálohu si dělám na flash disk, který ukládám do trezoru. Jak by mohla být data bezpečněji uložena někde v cloudu na internetu?

Váš počítač může být napaden z internetu, může ho někdo ukrást, může se poškodit apod. U nás máte data uložena v datovém centru, kde jsou pod dohledem profesionálů a denně zálohována. Po internetu jsou data přenášena bezpečně v šifrované podobě a máte k ním přístup pouze vy nebo další lidé, kterým umožníte přístup.

Umožní mi Eira pracovat s evidencí našich klientů a zaměstnanců v souladu s nařízením GDPR?

Ano, Eira zajišťuje přístup k datům a práci s nimi v souladu s nařízením GDPR. Každý uživatel přistupuje do aplikace pomocí vlastního účtu a jeho činnost je monitorována. Zpětně lze snadno získat informaci, kdo a kdy k jakým údajům přistupoval a co se s nimi dělo. Eira také umožňuje provést anonymizaci evidovaných osob a skartaci dokumentů (trvalý výmaz obsahu).