Software pro správu majetku | Eira

On-line software pro evidenci a správu majetku

Potřebujete software pro správu majetku? Chcete mít přehled o jeho aktuálním stavu a využití? Chcete minimalizovat rizika jeho selhání a poruch?

Správa majetku (Asset Management)

Pro každou společnost, pro kterou má její majetek strategický význam, je důležité mít přehled, jak je využíván, kolik stojí jeho správa a vlastnictví, v jakém je technickém stavu, kde se nachází, kdy bude vyžadovat údržbu, kdy a jaké musí být provedeny revize a kontroly. To platí jak pro jednotlivá výrobní zařízení, stroje a technologie, tak pro velké průmyslové celky a infrastrukturu.

S pomocí software pro evidenci majetku Eira můžete zajistit lepší využití majetku, mít přehled o jeho aktuálním stavu, minimalizovat rizika selhání nebo poruch a snížit náklady na jeho údržbu a provoz. Eira je online software pro podporu facility managementu.

Eira umožňuje spravovat libovolný nemovitý i movitý majetek, budovy a jejich vybavení (pasport budov), pozemky, komunikace, dopravní značení, veřejné osvětlení, inženýrské sítě, vodohospodářská díla atd. Umožňuje také evidovat vybavení pracovišť, dislokaci osob a vést evidenci svěřeného majetku. Eira je vhodná pro evidenci a další využití dat získaných z pasportizace budov, pasportizace komunikací, pasportizace veřejného osvětlení, pasportizace optických sítí atd. Obsahuje nástroje pro práci s pasporty i pro vlastní pasportizaci. Umožňuje snadnou orientaci a vyhledávání v pasportních datech včetně jejich vizualizace v interaktivní mapě (GIS), 2D výkresech i 3D modelech.

Eira pracuje s popisnými, grafickými i multimediálními daty, s výkresy a dokumenty. Zajišťuje podporu pracovních postupů, řízení procesu údržby, plánování oprav, řešení poruch či hlídání revizí a pravidelných prohlídek. Umožňuje hlášení závad a požadavků přes internet, obsahuje nástroje dispečinku pro jejich zpracování a přidělení jednotlivých úkolů servisním pracovníkům. Pomocí mobilní aplikace umožňuje řídit pracovníky v terénu a zajišťuje jim přístup k potřebným informacím a postupům.

Eira je plnohodnotný informační systém se správou zakázek, kontaktů, majetku, centrálním úložištěm dokumentů a integrovanými mapami. Disponuje jednotným ovládáním v prostředí webového prohlížeče, definováním uživatelských rolí, širokými možnostmi nastavení uživatelského rozhraní a mobilním klientem pro práci v terénu. Software je dostupný online jako služba (SaaS) nebo jej lze integrovat do podnikového informačního prostředí.

Pasport majetku

Evidence nemovitostí, areálů a budov. Prostorové členění budov až na úroveň místností a pracovišť. Stavebně technický pasport objektu.

Pasport budov. Evidence vnitřního vybavení (nábytek, zařízení, technologie, přístroje, umělecké předměty atd.) včetně popisných údajů, technických parametrů a fotodokumentace. Lokalizace majetku v prostorových souvislostech.

Přístup do evidence z mobilní aplikace.

Správa majetku

Evidence vztahů (pachtovní, nájemní, výpůjční, věcná břemena a jiné zátěže), evidence smluv. Plánování a řízení údržby, plánování opakujících činností (prohlídky, revize).

Zlepšení procesů údržby. Plánování prací. Řízení lidí. Vykazování času. Definice šablon standardních postupů. Mobilní aplikace pro práci v terénu.

Dokumentace

Centrální úložiště a archiv dokumentů, smluv, výkresové dokumentace, fotografií, revizních zpráv atd. Dokumenty jsou připojeny k jednotlivým událostem či majetku, kterého se týkají.

Sdílení dokumentů (prohlížení a editace z více lokalit). Možnost připojovat emaily, poznámky a diskuzní příspěvky.

Schvalovací workflow. Historie verzí. Sledování přístupů. Rychlé fulltext vyhledávání. Rychlý přístup k dokumentaci z terénu.

Vizualizace

Součástí je interaktivní prohlížečka výkresové dokumentace (2D výkresů i 3D modelů). Příprava dat se provádí pomocí produktů AutoDesk, které poskytují klíčovým uživatelům nástroje pro zapracování a aktualizaci například plánů podlaží.

Mapy

Interaktivní mapová prohlížečka umožňuje zobrazení map z vlastních nebo veřejně dostupných mapových zdrojů (openstreet, letecké snímky, historické mapy, LPIS atd). K dispozici je katastrání mapa a nahlížení do katastru nemovitostí, vyhledávání v RÚIAN, vyhledávání adres v UIRADR, měření vzdáleností a ploch, tisky map.

Přínosy

Success story

Rytířský řád Křižovníků s červenou hvězdou se s nástupem církevních restitucí rozhodl hledat vhodnou platformu pro správu svého majetku. Volba padla na systém Eira společnosti Sitewell. Rok poté již Eira prošla praktickou zátěží, když Řád po schválení Zákona o církevních restitucích zahájil administrativní přípravy. Vznikaly nové povinnosti okolo evidence povinných osob, nejrůznějších výzev a následně i smluvních vztahů a počet dokumentů enormě vzrostl.

V roce 2011, kdy probíhalo první testování, zda se Eira pro specifika Křižovníků hodí, rozhodovalo několik věcí. Vedle těch ekonomických (není nutné investovat do pořízení a údržby vlastních serverů ani nakupovat softwarové licence) šlo o schopnost Eiry chovat se a reagovat jako ekosystém. Tedy používat přirozené mechanismy, které má Eira ve své DNA a z nich postavit řešení pro zákazníka.

V březnu 2012 proběhlo nastavení evidence movitého a nemovitého majetku (Zdroje), nastavení základních kategorií Dokumentů a Subjektů, vytvoření základních rolí pro zavádění majetku a dokumentů do evidence. V září 2012 bylo spuštěno nakládání s majetkem a připraveny kategorie nakládání pro movitý i nemovitý majetek, které pokrývá výpůjčky, nájmy, prodeje atd. K nakládání se připojují smluvní dokumenty a smluvní strany. Nakládání se posouvá ve stavech dle jeho skutečné fáze. Postupně byly zaevidovány všechny nemovitosti, umělecké a bohoslužebné předměty a byla pořízena fotodokumentace, která je také součástí evidence. V listopadu 2012 přešla do systému také evidence doručené a odeslané pošty (modul Aktivity). Pošta se zaeviduje včetně příslušného naskenovaného dokumentu. Seznam doručené pošty je následně roztříděn a každé je přidělen řešitel, který má přístup i k souvisejícímu dokumentu.

Již v roce 2013 Správa majetku Rytířského řádu zaevidovala 8820 dokumentů, 2262 doručených poštovních listin a 1181 odeslaných. Zvládla téměř 10 násobný nárůst dokladů a listin s prakticky stejným počtem pracovníků. V roce 2016 přesáhl celkový počet evidovaných dokumentů hranici 50 000.

„S Eirou přišel systematický pořádek, který předpokládá, že všichni znají jednoduchá pravidla, jak do ní dokumenty ukládat, dále transparentnost, kdy vždy víte, kdo s nimi nakládal nebo je upravoval, a dostupnost, protože přes webové rozhraní můžete pracovat odkudkoli.“ říká Alena Slačíková ze Správy majetku Řádu.

Kontaktujte nás